Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là thủ tục mà người sử dụng lao động tại các công ty hoặc doanh nghiệp cần thực hiện tại cơ quan bảo hiểm xã hội khi người lao động nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc khi người sử dụng lao động chuyển địa chỉ hoạt động dẫn đến việc phải thay đổi cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội.
Để dễ hiểu hơn, chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc xác nhận quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại công ty, doanh nghiệp. Cụ thể khi người lao động làm việc ở đâu, quá trình làm việc phải được ghi lại và đóng mộc tròn đỏ để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội tại đó.
Bên cạnh đó, khi người lao động làm việc ở công ty A, khi nghỉ việc sẽ được xác nhận chốt sổ BHXH và có mộc xác nhận của cơ quan quản lý BHXH quận/huyện nơi công ty A đóng BHXH. Khi người lao động làm việc tại công ty B, công ty B không thể thay công ty A xác nhận quá trình mà người lao động làm trước đó, mà chỉ xác nhận quá trình làm tại công ty B. Tương tự với các công ty, doanh nghiệp sau đó.
Tờ rời gồm tờ rời chốt sổ và tờ rời hàng năm. Trong đó:
Để thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động cần đảm bảo các điều kiện dưới đây:
Trước khi báo chốt sổ BHXH thì người sử dụng lao động phải tiến hành báo giảm lao động và thông báo đến Cơ quan quản lý BHXH của công ty, doanh nghiệp bằng hình thức:
Để tiến hành thủ tục báo giảm và chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
Thời hạn Cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ báo chốt BHXH là 10 ngày kể từ ngày chốt sổ BHXH. Sau khi chốt xong, Cơ quan BHXH sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH (nếu có) cho người lao động.
Khi chốt sổ hoặc cắt bảo hiểm xã hội của người lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động rồi mới thực hiện hồ sơ chốt sổ. Thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH cần có các hồ sơ sau:
Người sử dụng lao động hoàn thiện tất cả hồ sơ trên rồi gửi đến cho Cơ quan BHXH quản lý. Mỗi cơ quan BHXH quản lý tại các quận, huyện sẽ tiếp nhận hồ sơ chốt sổ BHXH khác nhau, do đó để tránh mất thời gian, người sử dụng lao động nên liên hệ trước với cơ quan BHXH quản lý để xác nhận hình thức nộp hồ sơ.
Người lao động chuẩn bị các hồ sơ như sau
– Xác nhận quá trình đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ – BNN) cho người lao động đối với trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH quản lý rà soát, trả sổ.
– Xác nhận và in tờ rời sổ BHXH bổ sung đối với trường hợp người sử dụng lao động đã nộp đủ số tiền nợ
– Xác nhận quá trình đóng BHXH đối với trường hợp người tham gia BHXH tự nguyện.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người sử dụng lao động nộp qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quản lý, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Trong trường hợp người sử dụng lao động thực hiện báo giảm và báo chốt sổ BHXH cho người lao động luôn thì BHXH sẽ giải quyết 2 bước trên nếu:
Khi người lao động nghỉ việc, trong vòng 7 ngày (chậm nhất là đến 30 ngày) người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ báo giảm lao động và chốt sổ BHXH lên Cơ quan BHXH quản lý. Nếu người sử dụng lao động báo giảm lao động và báo chốt sổ BHXH trễ hơn so với thời gian người lao động nghỉ thực tế thì công ty, doanh nghiệp sẽ bị truy thu lãi suất nộp chậm hồ sơ theo quy định của BHXH.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ BHXH và trả lại tờ rời BHXH quá trình người lao động tham gia BHXH khi chấm dứt hợp đồng lao động. Khi làm thủ tục chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động phải gửi lại cho cơ quan BHXH quản lý sổ và tờ rời BHXH quá trình tham gia trước đó của người lao động. Chính vì vậy, công ty, doanh nghiệp sau sẽ không thể chốt sổ BHXH cho người lao động nếu người lao động thiếu tờ rời BHXH của công ty, doanh nghiệp trước đó.
Trong vòng 14 đến 30 ngày, kể từ ngày người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ báo giảm lao động lên cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý để làm thủ tục chốt sổ BHXH.
Hiện nay, Luật Bảo hiểm xã hội không có quy định cụ thể về vấn đề này. Bên cạnh đó, người lao động tham gia BHXH bắt buộc phải có thời hạn lao động theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên. Đồng thời, người lao động chỉ cần cung cấp mã số BHXH cho người sử dụng lao động để tham gia BHXH mà không cần cung cấp việc đã chốt hoặc chưa chốt sổ BHXH. Chính vì vậy, người lao động chưa chốt sổ BHXH tại công ty cũ vẫn có thể tham gia đóng BHXH tại công ty mới.
Thủ tục chốt sổ BHXH cho nhân viên nghỉ việc thuộc về người sử dụng lao động và không phụ thuộc vào việc người lao động nghỉ việc có đúng quy định hay không. Nếu người sử dụng lao động cố tình không trả sổ BHXH lại cho người lao động thì người lao động có quyền làm đơn khiếu nại và gửi đến Công đoàn; thanh tra lao động của Sở lao động – thương binh và xã hội hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội để giải quyết, đồng thời buộc người sử dụng lao động phải thực hiện chốt cũng như trả sổ BHXH lại cho người lao động. Ngoài ra, người lao động cũng có quyền trực tiếp khởi kiện người sử dụng lao động ra Tòa án quận hoặc huyện nơi công ty, doanh nghiệp đặt trụ sở.
Người lao động có thể tra cứu quá trình online theo 2 cách sau:
Cách 1: Tra cứu quá trình tham gia đóng BHXH trực tuyến
Cách này chỉ áp dụng trong trường hợp người lao động đã đăng ký đúng số điện thoại đang sử dụng với cơ quan BHXH quản lý. Hệ thống BHXH sẽ yêu cầu người lao động nhập mật khẩu bằng cách gửi mã OTP về số điện thoại đã đăng ký để xác thực người dùng. Các bạn có thể truy cập và thực hiện tra cứu bằng đường dẫn: Tại đây và chọn “Tra cứu trực tuyến”.
Cách 2: Tra cứu bằng ứng dụng VssID
Người lao động có thể tải ứng dụng VssID của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (sử dụng được trên Android và iOS) để tra cứu thông tin liên quan đến quá trình đóng BHXH của mình bằng cách nhập mã số BHXH và mật khẩu để xem quá trình đóng BHXH.