OJT là gì?

OJT là viết tắt của On-the-Job Training, được hiểu đơn giản là phương pháp đào tạo nhân viên trực tiếp tại nơi làm việc. Trong quá trình OJT, nhân viên được hướng dẫn, kèm cặp và huấn luyện nhanh trong khi thực hiện các nhiệm vụ và công việc hàng ngày.

Thay vì chỉ tập trung vào lý thuyết, OJT giúp nhân viên mới nâng cao nghiệp vụ và trải nghiệm các khía cạnh thực tế trong công việc. Đồng thời, trong quá trình OJT, những người có kinh nghiệm như quản lý, bộ phận nhân sự, nhân viên lâu năm,… sẽ là người hướng dẫn trực tiếp. Điều này giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và thích ứng với yêu cầu công việc. 

Phân loại OJT là gì

On the job training (OJT) có thể phân loại thành hai loại chính: 

OJT có kế hoạch: Chương trình đào tạo OJT có kế hoạch, mục tiêu, nội dung, thời gian và các bước cụ thể. Kế hoạch này được xây dựng dựa trên những gì mà nhân viên cần phải có để đáp ứng tính chất công việc. Mặc dù OJT có kế hoạch có thể tốn kém hơn về mặt tài chính, thời gian và nhân lực, nhưng nó mang lại hiệu quả đào tạo cao hơn.

OJT tự phát: Đây là loại OJT không có kế hoạch cụ thể và thường dựa trên việc quan sát và học từ những người xung quanh. Tuy nhiên, OJT tự phát không mang lại hiệu quả cao do thiếu sự hướng dẫn cụ thể và không có kế hoạch đào tạo rõ ràng. Điều này có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực và gây nản lòng cho nhân viên mới khi họ không thể học được nhiều kiến thức cần thiết.

Doanh nghiệp nên xem xét lựa chọn loại OJT phù hợp để đảm bảo hiệu quả và sự phát triển tốt nhất cho nhân viên.

Lợi ích khi xây dựng thành công phương pháp đào tạo OJT là gì?

Tạo môi trường làm việc tích cực: OJT cho phép người có kinh nghiệm đóng vai trò truyền đạt kiến thức và kỹ năng chuyên môn đến nhân viên mới. Nhờ kết hợp quá trình hướng dẫn trực tiếp và thực hành, nhân viên có thể nhanh chóng nắm bắt và áp dụng kiến thức mới vào công việc của mình.

Phát triển kỹ năng thực tiễn: OJT tạo cơ hội cho nhân viên đối mặt với các tình huống thực tế trong công việc. Điều này giúp cải thiện khả năng giải quyết vấn đề, quản lý thời gian, làm việc nhóm và các kỹ năng mềm khác.

Xây dựng lòng trung thành và tăng động lực làm việc: Khi nhân viên nhận được sự hỗ trợ và định hướng đúng đắn, tận tình từ giai đoạn đầu, họ cảm thấy được sự quan tâm và trọng dụng từ doanh nghiệp. Điều này giúp nhân viên tự tin và hài lòng với công việc của mình. Nhờ đó, môi trường làm việc tích cực tạo điều kiện gắn kết giữa các nhân viên với nhau.

Tiết kiệm chi phí đào tạo: Phương pháp OJT thường ít tốn kém hơn các so với các hình thức đào tạo khác. Doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực sẵn có và những người có kinh nghiệm để huấn luyện nhân viên mới, giúp tiết kiệm chi phí đào tạo.

Quy trình 7 bước đào tạo OJT mang lại hiệu quả cao

Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo

Xác định mục tiêu đào tạo là một bước quan trọng trong quy trình đào tạo OJT. Bằng cách xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể, nhà quản lý có thể đặt hướng đi cho quá trình đào tạo. Nhờ đó, nhân viên sẽ đạt được những kỹ năng và kiến thức cần thiết, đồng thời, nhà quản lý đảm bảo quá trình sử dụng tài nguyên hiệu quả.

Đầu tiên, cần xác định rõ nhu cầu đào tạo của công việc hoặc vị trí làm việc. Nhà quản lý có thể phân tích công việc và xác định những kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ cần thiết cho vị trí đó. Mục tiêu đào tạo nên cụ thể, đo lường được và liên quan trực tiếp đến nhu cầu công việc. Chẳng hạn như:

• Nhân viên mới: Đào tạo hội nhập, nghiệp vụ mới,…
• Nhân viên thuyên chuyển: Làm quen vị trí mới, bổ sung kiến thức, kĩ năng, nghiệp vụ cho công việc mới,…
• Nhân viên yếu kém: Đào tạo sửa sai hoặc đào tạo lại tiêu chuẩn làm việc. 

Bước 2: Lên kế hoạch đào tạo phù hợp

Nhà quản lý có thẻ lên kế hoạch đào tạo phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp:

• Thực tập sinh (Apprenticeships): Phương pháp đào tạo mà người học, gọi là thực tập sinh, học và làm việc cùng lúc trong một ngành nghề cụ thể. Thông thường, thực tập sinh là những người mới bắt đầu và họ nhận được sự hướng dẫn, giám sát từ những người có kinh nghiệm trong công việc.
• Hướng dẫn (Coaching): Phương pháp đào tạo cử một cấp trên hoặc một nhân viên có kinh nghiệm làm leader trực tiếp hướng dẫn một nhóm nhỏ để thực hiện một công việc cụ thể. Đây là phương pháp tương tác trực tiếp giữa người hướng dẫn và người học, nhằm truyền đạt kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm từ người có kinh nghiệm sang người mới.
• Cố vấn và học tập (mentoring): Đây là phương pháp đào tạo một-một, trong đó người quản lý đóng vai trò cố vấn cho cấp dưới, đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ công việc hàng ngày. Phương pháp này tập trung vào việc xây dựng một mối quan hệ tương tác và chia sẻ kinh nghiệm giữa người hướng dẫn và người học.
• Học qua mô phỏng (Shadowing): Phương pháp này được thực hiện khi nhân viên đã được trang bị kiến thức tổng quan về công việc và các kỹ năng cần thiết. Sau đó, họ thực hiện công việc và nhận được phản hồi từ người hướng dẫn để hoàn thiện kỹ năng.
• Luân chuyển công việc (Job rotation): Phương pháp đào tạo trong đó nhân viên được di chuyển qua nhiều vị trí khác nhau. Thay vì chỉ làm việc trong một vị trí cố định, nhân viên được tham gia vào các dự án, phòng ban hoặc bộ phận khác nhau nhằm giúp họ có trải nghiệm đa dạng và kiến thức rộng hơn.

Bước 3: Thời gian đào tạo đạt hiệu quả 

Thời gian thực hiện OJT có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Phạm vi công việc và độ phức tạp của công việc cần đào tạo: Công việc đơn giản và cơ bản có thể chỉ mất vài ngày hoặc vài tuần để hoàn thành OJT, trong khi công việc phức tạp và chi tiết hơn có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.
• Mức độ kinh nghiệm hiện có của người học: Người có kiến thức và kỹ năng sẵn có liên quan đến công việc có thể hoàn thành quá trình OJT nhanh hơn so với người mới bắt đầu hoàn toàn.
• Sự tiến bộ của người học: Một người học nhanh nhạy và tiếp thu nhanh có thể hoàn thành OJT nhanh hơn.

Do đó, việc xác định thời gian cụ thể nên được thảo luận và định rõ trong quá trình lên kế hoạch đào tạo.

Bước 4: Xác định người chịu trách nhiệm đào tạo đáng tin cậy

Người đào tạo không nhất thiết phải là người quản lý, tuy nhiên, những người được chọn làm người đào tạo OJT phải có kiến thức và năng lực chuyên môn rõ rệt. Khi nguồn lực nhân sự hiện tại không thể đáp ứng, một số doanh nghiệp có thể thuê bên thứ ba chịu trách nhiệm đào tạo. Điều này có thể hữu ích để đảm bảo chất lượng và chuyên môn trong quá trình đào tạo.

Để đảm bảo rằng nhân viên mới không phải làm việc đơn độc, người đào tạo nên theo sát quá trình đào tạo. Điều này vừa tạo động lực cho nhân viên vừa giúp nhà quản lý nhận ra tiềm năng của nhân viên, nhờ đó xác định những nhân viên có cơ hội thăng tiến trong tương lai. 

Bước 5: Thiết lập ngân sách đào tạo

Nhà quản lý tiến hành đánh giá nguồn lực hiện có như nguồn lực tài chính, thời gian, nhân lực, cơ sở vật chất,… để lập kế hoạch ngân sách cho quá trình đào tạo. Dựa trên mục tiêu đào tạo và nguồn lực hiện có, nhà quản lý cần xác định mức độ ưu tiên và cân nhắc phân bổ ngân sách cho các hoạt động đào tạo dựa trên mức đầu tư cho từng nhân viên, bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp.

Bước 6: Chuẩn bị tài liệu đào tạo bài bản

Việc chuẩn bị tài liệu là một bước quan trọng để hỗ trợ người học trong quá trình học tập và thực hành. Dựa trên danh sách, nhà quản lý nên  chuẩn bị tài liệu hướng dẫn chi tiết cho từng nhiệm vụ, bao gồm cách thực hiện công việc, các bước cụ thể,… để hỗ trợ người học hiểu rõ hơn. Ngoài ra, nhà quản lý cần chuẩn bị các tài liệu tham khảo để người học có thể nghiên cứu thêm như sách, bài viết, hình ảnh, tài liệu hoặc số liệu nội bộ của công ty.

Bước 7: Đánh giá hiệu suất quá trình đào tạo OJT là gì

Nhà quản lý có thể quan sát quá trình thực hiện công việc và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Đồng thời, có thể sử dụng các bài kiểm tra để đánh giá kiến thức và kỹ năng của người học sau quá trình đào tạo. Bài kiểm tra này nên phản ánh các nhiệm vụ và kỹ năng được đào tạo trong OJT.