Đây là dạng sơ đồ trực quan thể hiện cấu trúc bên trong của doanh nghiệp bằng cách nêu rõ vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các phòng ban hoặc cá nhân. Sơ đồ tổ chức có thể mô tả ở phạm vi rộng là tổng thể công ty hoặc cụ thể theo bộ phận, đơn vị. Hầu hết các sơ đồ tổ chức này đều được cấu trúc theo mô hình thứ bậc để thể hiện vị trí của bộ phận quản lý và nhân viên cấp dưới.
Sơ đồ giúp ban lãnh đạo hay người quản lý biết được các phòng ban, nhân viên trong công ty được kết nối với nhau như thế nào. Với nhân viên, thông qua sơ đồ họ sẽ biết được người quản lý của mình là ai, cần liên lạc hoặc báo cáo cho ai khi có vấn đề xảy ra Đồng thời nhờ sơ đồ tổ chức công ty, mọi người sẽ biết được vai trò, trách nhiệm và hoạt động cần thực hiện để góp phần tạo dựng công ty phát triển và bền vững.
Loại sơ đồ này được sử dụng cho cả doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn với hàng trăm phòng ban. Cách thể hiện của sơ đồ này là các vị trí cao nhất sẽ ở trên cùng và những vị trí thấp hơn sẽ ở bên dưới. Hệ thống phân cấp thường phụ thuộc vào ngành, vị trí địa lý và quy mô công ty.
Sơ đồ tổ chức theo chiều ngang hay còn được gọi là sơ đồ tổ chức phẳng. Đặc điểm của sơ đồ này là thể hiện các cá nhân ở cùng cấp độ, cho thấy sự bình đẳng về quyền lực và tự chủ hơn so với sơ đồ tổ chức phân cấp.
Loại sơ đồ này được sử dụng trong các công ty có hệ thống phân cấp phức tạp với nhiều phòng ban và nhân viên làm việc theo chức năng chéo. Với các công ty hoạt động đa chức năng, sơ đồ tổ chức ma trận là công cụ giúp nhà lãnh đạo quản lý tốt hơn.
Sơ đồ tổ chức bộ phận được sử dụng trong những trường hợp công ty có nhiều phòng ban trải rộng ở nhiều địa điểm khác nhau. Ví dụ như bộ phận sản xuất, lắp ráp bàn ghế ở Long An, bộ phận sơn ở TP.HCM.
Đặc điểm của loại sơ đồ này là mỗi chức năng quản lý sẽ do một bộ phận đảm nhận. Do đó đòi hỏi nhân sự cần nắm vững kỹ năng chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ mà mình quản lý.
Lập sơ đồ không phải là việc dễ dàng. Bạn cần phải thực hiện nhiều công việc thu thập và sắp xếp dữ liệu. Nếu chưa có kinh nghiệm và hiểu biết trước đó về lập sơ đồ, hãy tham khảo các bước dưới đây:
Bước đầu tiên, bạn cần biết các loại sơ đồ tổ chức phổ biến như đã nêu trên. Đây là kiến thức nền tảng giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về cách thể hiện của một sơ đồ tổ chức.
Đây là công việc quan trọng nhất. Bạn cần thu thập dữ liệu về từng bộ phận, nhân viên, cách họ kết nối với nhau, họ đang làm việc với những bộ phận khác như thế nào, các trưởng bộ phận, người quản lý… Về cơ bản là thu thập tất cả các dữ liệu liên quan đến hệ thống phân cấp của tổ chức.
Bạn có thể sử dụng các công cụ như Excel, PowerPoint, Word, Google Sheets và Edraw Max online để lập sơ đồ.
Ở bước này, bạn có thể sử dụng các hình dạng, ký tự cần thiết để kết nối và thể hiện sơ đồ tổ chức rõ ràng hơn. Khi đã hoàn thành, hãy gửi cho các bộ phận xem xét và trình với ban lãnh đạo hoặc cấp quản lý đã chỉ định để được phê duyệt.
Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được thành lập bởi các cổ đông góp vốn. Số lượng cổ đông tối thiểu là 3 và không có giới hạn tối đa. Sơ đồ thường có 2 mô hình đó là:
Các sơ đồ phù hợp với công ty xây dựng đó là sơ đồ phân cấp và sơ đồ ma trận. Dưới đây là sơ đồ tổ chức tham khảo cho công ty xây dựng: